1. Quem somos
O SmartClínica é uma plataforma de gestão de clínicas — agenda, prontuário eletrônico, prescrições, atendimento por WhatsApp e controle financeiro — operada por [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], inscrita no CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO, CIDADE/UF, CEP].
Esta política explica como tratamos dados pessoais e se aplica a três grupos de pessoas: as clínicas contratantes e seus profissionais e colaboradores; os pacientes cujos dados são registrados na plataforma pela clínica; e os visitantes do nosso site.
Ela é regida pela Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
2. Nosso papel: controladora e operadora
A distinção abaixo determina a quem você deve dirigir cada solicitação, por isso vem antes de tudo o mais.
| Situação | Controladora | Nosso papel |
|---|---|---|
| Dados cadastrais da clínica, dos usuários do painel e da assinatura | [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA] | Controladora — nós decidimos as finalidades |
| Dados de pacientes: agendamentos, prontuário, prescrições, anamneses, conversas | A clínica contratante | Operadora — tratamos por conta e ordem da clínica |
Se você é paciente: a responsável pelos seus dados de saúde é a clínica que atende você, não o SmartClínica. Dirija a ela os pedidos de acesso, correção ou exclusão. Nós apenas armazenamos e processamos esses dados a mando dela, e ajudamos a clínica a responder você — mas não podemos alterar nem apagar seu prontuário por iniciativa própria.
3. Quais dados pessoais tratamos
3.1. Dados da clínica e de seus usuários
- Nome da clínica, nome do responsável, e-mail e telefone de contato;
- Senha, armazenada exclusivamente na forma de hash — nunca em texto legível;
- Plano contratado, histórico de liberações de acesso e situação da assinatura;
- Registro do aceite dos Termos de Uso e desta Política: data e hora, endereço IP de origem, identificação do navegador (user-agent) e a versão dos documentos aceita;
- Dados dos profissionais e colaboradores cadastrados: nome, e-mail, especialidade e registro no conselho profissional;
- Registros técnicos de acesso, conforme o art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).
3.2. Dados de pacientes, inseridos pela clínica
- Identificação: nome, telefone, e-mail, CPF, CEP e data de nascimento;
- Saúde: alergias, condições crônicas, tipo sanguíneo, queixa principal, história clínica, exame físico, diagnóstico, plano de tratamento e observações;
- Sinais vitais: pressão arterial, frequência cardíaca, temperatura, peso, altura e saturação de oxigênio;
- Prescrições e medicamentos associados;
- Anamneses: respostas aos questionários enviados pela clínica;
- Agendamentos: data, horário, serviço, profissional e situação da consulta;
- Conversas de WhatsApp entre o paciente e a clínica, quando essa integração está ativa, incluindo o número de telefone e o conteúdo das mensagens.
3.3. Dados de quem agenda pela página pública
Na página de agendamento da clínica coletamos nome, telefone e e-mail, com a finalidade única de registrar e confirmar a consulta.
3.4. Dados de visitantes do site
Se você preencher o formulário de contato comercial, coletamos nome, e-mail, telefone e a mensagem enviada, para responder à sua solicitação.
4. Finalidades e bases legais
| Tratamento | Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Conta e acesso ao painel | Prestar o serviço contratado | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Cobrança e gestão da assinatura | Faturamento e controle de acesso ao plano | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Registro do aceite dos documentos legais | Comprovar a contratação e a ciência dos Termos e desta Política | Execução de contrato — art. 7º, V; conservação para exercício regular de direitos — art. 16, III |
| Prontuário, prescrições e anamneses | Assistência à saúde prestada pela clínica | Tutela da saúde, por profissional de saúde — art. 11, II, “f” |
| Agendamentos e lembretes de consulta | Executar e confirmar o atendimento | Execução de contrato e legítimo interesse — art. 7º, V e IX |
| Conversas de WhatsApp | Atendimento e agendamento pelo canal escolhido pelo paciente | Execução de contrato e legítimo interesse — art. 7º, V e IX |
| Registros de acesso | Segurança e cumprimento de obrigação legal | Obrigação legal — art. 7º, II |
| Anonimização para estatística e melhoria do produto | Aprimorar o serviço a partir de dados que não identificam ninguém | Legítimo interesse — art. 7º, IX |
| Contato comercial pelo site | Responder a pedidos de informação | Diligências pré-contratuais — art. 7º, V |
Não usamos dados de pacientes para publicidade, não os vendemos e não os cedemos a terceiros para finalidades próprias destes.
5. Dados sensíveis de saúde
Dados referentes à saúde são dados pessoais sensíveis (art. 5º, II da LGPD) e recebem tratamento mais restrito:
- Só ficam acessíveis a usuários autenticados da clínica a que pertencem — cada clínica é isolada das demais na plataforma;
- Não são usados para nenhuma finalidade além da assistência à saúde e da gestão do atendimento;
- Os links de anamnese enviados ao paciente usam um token aleatório de uso único, que deixa de funcionar assim que o formulário é preenchido;
- Não são enviados ao serviço de inteligência artificial descrito na seção 7 — o assistente tem acesso à agenda e aos dados de contato, não ao prontuário.
6. Com quem compartilhamos
Compartilhamos dados apenas com quem é necessário para o serviço funcionar:
- Fornecedor de infraestrutura e hospedagem, onde a aplicação e o banco de dados são executados;
- Fornecedor de inteligência artificial, quando a clínica ativa o assistente virtual — veja a seção 7;
- Fornecedor de integração com o WhatsApp, para enviar e receber as mensagens trocadas com o paciente;
- Autoridades públicas, mediante ordem judicial ou obrigação legal.
Todos atuam como suboperadores, vinculados por contrato às mesmas obrigações de confidencialidade e segurança que assumimos perante a clínica.
7. Assistente de IA e transferência internacional
Quando a clínica ativa o assistente virtual do WhatsApp, as mensagens da conversa e os dados necessários para agendar — nome e telefone do paciente, serviço desejado e horários disponíveis — são enviados a um fornecedor de inteligência artificial sediado nos Estados Unidos, o que configura transferência internacional de dados nos termos do art. 33 da LGPD.
Essa transferência se apoia no art. 33, IX da LGPD, que autoriza a transferência quando necessária para atender às hipóteses do art. 7º, V — execução de contrato do qual o titular é parte ou de procedimentos preliminares a seu pedido. O envio se limita ao mínimo indispensável para agendar. Prontuário, diagnósticos, prescrições e anamneses não são enviados.
A clínica pode desativar o assistente a qualquer momento no painel; a partir daí, nenhum dado passa a ser enviado ao fornecedor de IA.
9. Segurança
Entre as medidas técnicas adotadas:
- Tráfego criptografado com TLS (HTTPS) em todas as conexões;
- Senhas armazenadas apenas como hash criptográfico;
- Sessão em cookie HttpOnly, Secure e SameSite=Strict, o que impede que seja lida por scripts no navegador;
- Proteção contra CSRF em todas as operações de escrita;
- Isolamento lógico entre clínicas: toda consulta ao banco de dados é filtrada pela clínica autenticada;
- Controle de acesso por perfil e limitação de tentativas de login.
Nenhum sistema é imune a incidentes. Havendo incidente de segurança com risco relevante aos titulares, comunicamos a clínica e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos do art. 48 da LGPD.
10. Por quanto tempo armazenamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Prontuário, prescrições e anamneses | Enquanto a conta estiver ativa. Após a rescisão, a guarda pelo prazo do art. 8º da Resolução CFM nº 1.821/2007 cabe à clínica, na condição de controladora — ver a seção 14 dos Termos de Uso |
| Cadastro da clínica e dados contratuais | Durante o contrato e, após o término, pelo prazo prescricional aplicável |
| Registro do aceite dos documentos legais | Durante o contrato e, após o término, pelo prazo prescricional aplicável — é a prova da contratação (seção 2 dos Termos de Uso) |
| Agendamentos e conversas de WhatsApp | Enquanto a clínica mantiver a conta ativa, salvo pedido de exclusão |
| Registros de acesso | 6 meses, conforme o art. 15 da Lei nº 12.965/2014 |
| Contatos comerciais do site | Até 2 anos após o último contato |
Encerrado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados, salvo quando sua conservação for exigida por lei ou necessária ao exercício de direitos em processo (art. 16 da LGPD).
11. Seus direitos
O art. 18 da LGPD garante a você o direito de:
- Confirmar que tratamos dados seus e acessá-los;
- Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Solicitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
- Solicitar a portabilidade a outro fornecedor;
- Ser informado sobre com quem compartilhamos seus dados;
- Revogar o consentimento, quando o tratamento se basear nele;
- Opor-se a tratamento realizado com base em legítimo interesse.
Para exercer qualquer um deles, escreva para [privacidade@dominio.com.br]. Respondemos em até 15 dias, conforme o art. 19, II da LGPD. Podemos solicitar informações adicionais para confirmar sua identidade, justamente para não revelar dados a quem não é o titular.
Pacientes: como explicado na seção 2, a controladora dos seus dados de saúde é a clínica que atende você. Se você nos enviar uma solicitação, nós a encaminhamos a ela e apoiamos o atendimento — mas a decisão sobre seu prontuário cabe à clínica.
Você também tem o direito de apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
12. Encarregado pelo tratamento de dados
Nos termos do art. 41 da LGPD, o encarregado (DPO) é o canal de comunicação entre você, a empresa e a ANPD:
- Encarregado: [NOME DO ENCARREGADO]
- E-mail:[privacidade@dominio.com.br]
- Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO, CIDADE/UF, CEP]
13. Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A versão vigente e a respectiva data constam no topo desta página. Havendo alteração relevante, avisamos as clínicas contratantes por e-mail ou pelo painel antes de a mudança entrar em vigor.
Esta política é regida pela lei brasileira, em especial pela Lei nº 13.709/2018 (LGPD).