Termos de Uso

1. Definições

• Plataforma: o SmartClínica, sistema de gestão de clínicas disponibilizado como serviço pela internet;
• Contratada: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA], CNPJ [CNPJ], com sede em [ENDEREÇO COMPLETO, CIDADE/UF, CEP];
• Contratante: a clínica, consultório ou profissional de saúde que cria uma conta e contrata a Plataforma;
• Usuários: as pessoas autorizadas pela Contratante a acessar a Plataforma — profissionais, recepção e administradores;
• Pacientes: as pessoas atendidas pela Contratante, cujos dados são registrados na Plataforma;
• Ciclo de faturamento: o período mensal em que são apurados os limites de uso do plano. Inicia-se no dia da criação da conta — inclusive durante o período de teste, sem se deslocar com a contratação do plano pago — e renova-se no mesmo dia de cada mês; quando o mês não tiver o dia correspondente, o ciclo vira no último dia daquele mês. É o ciclo a que se referem as seções 4 e 15.

2. Objeto

Estes Termos regem o acesso e o uso da Plataforma, que disponibiliza à Contratante funções de agenda e agendamento de consultas, prontuário eletrônico, prescrições, envio de anamneses, atendimento por WhatsApp, controle financeiro e página pública de agendamento.

A Plataforma é uma ferramenta de gestão. Não presta serviços de saúde, não emite diagnósticos e não interfere em decisões clínicas, que são de responsabilidade exclusiva dos profissionais da Contratante.

Ao criar uma conta, a Contratante declara que leu e aceitou estes Termos e a Política de Privacidade, que deles faz parte integrante.

O aceite é registrado eletronicamente no momento da criação da conta, com data e hora, endereço IP de origem, identificação do navegador e a versão dos documentos então vigente, indicada no topo desta página. Esse registro é conservado enquanto durar o contrato e pelo prazo prescricional posterior, e constitui prova da contratação. Cada nova versão dos documentos gera registro próprio, preservando-se os anteriores.

3. Conta e acesso

• A Contratante deve fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas no cadastro, e é responsável por mantê-las assim;
• Somente pode contratar quem tenha capacidade legal e, quando aplicável, registro válido no respectivo conselho profissional;
• As credenciais de acesso são pessoais e intransferíveis. A Contratante é responsável por toda a atividade realizada com as credenciais de seus Usuários;
• A Contratante deve criar um Usuário distinto para cada pessoa com acesso e revogar o acesso de quem deixar de integrar a equipe;
• Havendo suspeita de uso não autorizado, a Contratante deve alterar imediatamente a senha e nos avisar em [contato@dominio.com.br].

4. Período de teste, planos e pagamento

4.1. Teste, contratação e pagamento

• Os planos que o permitem começam com um período de teste de 14 dias, sem necessidade de cartão de crédito;
• Encerrado o teste sem a contratação de um plano pago, o acesso ao painel é suspenso. Os dados não são excluídos de imediato — veja a seção 14;
• Os preços e os limites de cada plano são os indicados na página de planos no momento da contratação;
• Os valores são reajustados anualmente pelo IPCA, ou pelo índice que venha a substituí-lo, observada a periodicidade mínima de 12 meses da Lei nº 10.192/2001. Reajustes são comunicados com antecedência mínima de 30 dias e só produzem efeitos no ciclo seguinte;
• O atraso no pagamento sujeita a Contratante a multa de 2% sobre o valor em aberto, juros de mora de 1% ao mês calculados pro rata die e correção monetária pelo IPCA;
• O acesso pode ser suspenso a partir de 10 dias corridos de atraso, mediante aviso prévio. A suspensão não extingue o débito nem interrompe a contagem dos encargos;
• Durante a suspensão, a Contratante mantém o direito de solicitar a exportação dos seus dados, que será atendida independentemente do débito em aberto — inclusive do prontuário, cuja guarda lhe cabe;
• Persistindo a inadimplência por 60 dias corridos, o contrato considera-se rescindido, aplicando-se a seção 14.

4.2. Limites de uso

• Cada plano tem limites de uso apurados por ciclo de faturamento — entre eles o número de profissionais, de agendamentos e de conversas iniciadas no WhatsApp. Os limites vigentes são os indicados na página de planos;
• Os limites zeram a cada novo ciclo e o que não for utilizado não é acumulado para o ciclo seguinte;
• Atingido o limite, a Plataforma deixa de executar a operação correspondente até a virada do ciclo ou até a contratação de um pacote avulso, quando disponível. As demais funções permanecem acessíveis: o bloqueio não impede o acesso à agenda já registrada, o atendimento dos compromissos marcados nem a continuidade das conversas já iniciadas;
• A Contratante pode consultar, no painel, o consumo do ciclo em curso e a data da próxima virada.

4.3. Pacotes avulsos de conversas

• Nos planos que incluem o atendimento por WhatsApp, a Contratante pode contratar pacotes avulsos que ampliam o limite de conversas do ciclo de faturamento em curso. O pacote é acessório ao plano: não o substitui e não habilita recurso que o plano contratado não inclua;
• A contratação é feita pelo painel e a ampliação passa a valer imediatamente. A quantidade e o preço são os exibidos no momento da contratação, e ficam registrados com data, hora e identificação de quem contratou;
• A ampliação vigora até o fim do ciclo em que foi contratada. Não se trata da aquisição de unidades com prazo próprio: encerrado o ciclo, a ampliação cessa e a parcela não utilizada não é acumulada para o ciclo seguinte nem restituída. Esta condição, com a data da virada, é informada no painel antes da confirmação;
• A contratação do pacote constitui débito exigível, sujeito, em caso de atraso, aos encargos previstos no item 4.1;
• A alteração para plano que não inclua o atendimento por WhatsApp suspende o aproveitamento da ampliação já contratada, sem restituição, pela mesma razão do primeiro item: o pacote não habilita recurso ausente do plano. A Contratante é advertida disso antes de confirmar a alteração;
• Os pacotes disponíveis, suas quantidades e seus preços podem ser alterados a qualquer tempo, com efeito apenas sobre contratações futuras de pacotes, sem prejuízo do regime de reajuste do plano previsto no item 4.1.

5. Dados de pacientes: o papel de cada parte

Para os fins da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), quanto aos dados dos Pacientes registrados na Plataforma:

• A Contratante é a controladora — ela decide quais dados coleta, com qual finalidade e por quanto tempo os mantém;
• A Contratada é a operadora — trata esses dados exclusivamente por conta e ordem da Contratante e conforme estes Termos.

A Contratada se compromete a:

• Tratar os dados apenas para prestar o serviço, jamais para finalidades próprias;
• Manter as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade;
• Impor a mesma obrigação de confidencialidade a seus suboperadores, permanecendo responsável perante a Contratante pelos atos destes;
• Apoiar a Contratante no atendimento a solicitações de titulares e da ANPD;
• Prestar-lhe, mediante solicitação razoável e no máximo uma vez por ano, as informações necessárias para que demonstre conformidade — medidas de segurança adotadas, relação de suboperadores e registros de incidentes que a envolvam —, admitida auditoria documental que não exponha dados de outras clínicas;
• Comunicar a ela qualquer incidente de segurança que envolva dados de Pacientes em até 2 (dois) dias úteis contados do conhecimento, com as informações de que dispuser sobre a natureza e a extensão do ocorrido — prazo fixado para que a Contratante consiga cumprir os seus próprios, perante a ANPD e os titulares.

Como controladora, é a Contratante quem autoriza o tratamento por terceiros. Para que a Plataforma funcione, ela autoriza expressamente a Contratada a contratar suboperadores de hospedagem, de integração com o WhatsApp e de inteligência artificial, conforme relacionado na seção 6 da Política de Privacidade. Alterações relevantes nessa relação são comunicadas com 30 dias de antecedência; discordando, a Contratante pode rescindir sem ônus.

6. Obrigações da Contratante

Na condição de controladora dos dados dos Pacientes, cabe à Contratante:

• Possuir base legal para cada tratamento que realiza por meio da Plataforma e informar seus Pacientes sobre como os dados são tratados;
• Coletar apenas os dados necessários às suas finalidades;
• Atender às solicitações de seus Pacientes quanto a acesso, correção e exclusão;
• Observar o sigilo profissional e as normas do respectivo conselho de classe, inclusive os prazos de guarda do prontuário;
• Garantir a exatidão do que registra — a Contratada não verifica nem valida o conteúdo clínico inserido;
• Manter a confidencialidade das credenciais e controlar quem, em sua equipe, acessa o quê.

7. Uso vedado

É vedado à Contratante e a seus Usuários:

• Utilizar a Plataforma para finalidade ilícita ou que viole direitos de terceiros;
• Compartilhar credenciais com quem não seja Usuário autorizado, ou revender o acesso;
• Tentar acessar dados de outra clínica, burlar controles de segurança ou explorar vulnerabilidades;
• Realizar engenharia reversa, copiar ou criar obra derivada da Plataforma;
• Sobrecarregar a infraestrutura com acessos automatizados não autorizados;
• Enviar mensagens não solicitadas em massa pela integração com o WhatsApp, em violação às regras dessa plataforma.

O descumprimento pode acarretar a suspensão imediata do acesso, sem prejuízo das medidas legais cabíveis.

8. Assistente virtual com inteligência artificial

Nos planos em que está disponível, a Contratante pode ativar um assistente virtual que responde a Pacientes no WhatsApp e agenda consultas consultando a agenda.

• As respostas são geradas automaticamente e podem conter erros ou imprecisões;
• O assistente se destina a tarefas administrativas — informar horários e serviços e agendar consultas. Não presta orientação médica e não substitui a avaliação de um profissional de saúde;
• Cabe à Contratante revisar as conversas e supervisionar o funcionamento do assistente;
• A ativação implica o envio de dados a um fornecedor de IA sediado no exterior, nos termos da seção 7 da Política de Privacidade. O assistente pode ser desativado a qualquer momento no painel.

9. Disponibilidade e suporte

Empregamos esforços comercialmente razoáveis para manter a Plataforma disponível de forma contínua, mas não garantimos funcionamento ininterrupto ou isento de falhas.

• Podem ocorrer interrupções para manutenção programada, que procuramos comunicar com antecedência e realizar fora do horário comercial;
• Não respondemos por indisponibilidades causadas por terceiros — operadoras, fornecedores de infraestrutura, o WhatsApp ou o fornecedor de IA — nem por caso fortuito ou força maior;
• O suporte é prestado por [contato@dominio.com.br], em dias úteis.

Esta seção trata de disponibilidade do serviço e não afasta a responsabilidade da Contratada, prevista na seção 5, pelos atos de seus suboperadores quanto à proteção dos dados de Pacientes.

Recomendamos que a Contratante mantenha seus próprios registros do que for essencial à sua operação.

10. Propriedade intelectual

A Plataforma, seu código, interface, marca e documentação são de propriedade da Contratada. Estes Termos concedem apenas uma licença de uso não exclusiva, intransferível e revogável, limitada à vigência do contrato.

Os dados inseridos pela Contratante continuam pertencendo a ela. Não adquirimos direitos sobre eles e não os utilizamos para finalidades próprias.

Para que o serviço possa ser prestado, a Contratante concede à Contratada licença não exclusiva, gratuita e limitada à vigência do contrato para armazenar, reproduzir, transmitir, adaptar tecnicamente e processar os dados que inserir — inclusive cópias de segurança e replicação entre servidores —, estritamente na medida necessária ao funcionamento da Plataforma. A licença extingue-se com a exclusão dos dados, na forma da seção 14.

A Contratada pode utilizar dados agregados e anonimizados, sem possibilidade de reidentificação, para fins estatísticos, de segurança e de melhoria do produto. Dados anonimizados não são dados pessoais (art. 12 da LGPD), e desse uso não resulta identificação de Pacientes nem da própria Contratante.

11. Confidencialidade

A execução do contrato expõe cada parte a informações da outra que não são públicas. O dever abaixo é recíproco: vale para a Contratada e para a Contratante nos mesmos termos.

• É confidencial toda informação não pública identificada como tal, ou que pela própria natureza deva ser assim tratada — inclusive preços e condições comerciais negociados, funcionamento interno e arquitetura da Plataforma, credenciais de acesso e, em qualquer hipótese, os dados de Pacientes;
• Cada parte usará a informação apenas para executar este contrato e a protegerá com o mesmo zelo que dedica às suas próprias, nunca inferior ao cuidado razoável;
• O acesso fica restrito a quem precise dele para executar o contrato, e a parte responde pelos seus profissionais e prestadores como se fossem atos próprios;
• O dever subsiste por 5 anos após o término do contrato. Quanto a dados de Pacientes e a segredos de negócio, subsiste enquanto essa natureza perdurar.

Não há violação quando a informação: já era pública ou se tornou pública sem culpa de quem a recebeu; já era conhecida sem dever de sigilo; foi obtida de terceiro que podia divulgá-la; ou foi desenvolvida de forma independente. Também não há violação na divulgação exigida por lei, ordem judicial ou autoridade competente — caso em que a parte notificará a outra previamente, sempre que puder fazê-lo licitamente.

12. Limitação de responsabilidade

A Contratada não responde por decisões clínicas, diagnósticos, tratamentos ou qualquer ato praticado pelos profissionais da Contratante, nem pelo conteúdo por ela inserido na Plataforma.

12.1. Limite

Ressalvado o item 12.2, a responsabilidade de cada parte perante a outra por perdas e danos fica limitada ao maior entre: (i) o valor pago pela Contratante nos 12 meses anteriores ao fato que lhes deu causa; e (ii) R$ 5.000,00 (cinco mil reais).

O limite é recíproco e cobre a soma de todas as reclamações no período, não cada uma isoladamente.

12.2. O que fica de fora do limite

O limite do item 12.1 não se aplica a:

• dolo ou culpa grave;
• as obrigações de indenização da seção 13, na extensão ali definida;
• violação do dever de confidencialidade da seção 11;
• as obrigações de pagamento da Contratante previstas na seção 4, inclusive encargos de mora, que constituem dívida e não indenização;
• danos que a lei não admita limitar.

12.3. Lucros cessantes e danos indiretos

Lucros cessantes e demais danos indiretos, quando devidos nos termos dos arts. 402 e 403 do Código Civil, sujeitam-se ao limite do item 12.1 e com ele não se somam.

Esta seção não exclui a reparação — apenas a limita quantitativamente, ressalvadas as hipóteses do item 12.2. Permanece afastado apenas o dano que não guarde nexo direto e imediato com o descumprimento, na forma do art. 403.

12.4. Direitos irrenunciáveis

Nenhuma cláusula destes Termos afasta direitos que a lei reconheça como irrenunciáveis, inclusive os previstos na Lei nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor), quando aplicável.

Se o limite do item 12.1 for considerado inválido em relação a determinada Contratante, essa invalidade não contamina as demais disposições destes Termos, que permanecem em vigor, nem o limite em relação às demais Contratantes.

13. Indenização

13.1. Pela Contratante

A Contratante indenizará e manterá indene a Contratada por perdas, danos, multas administrativas, custas processuais e honorários advocatícios decorrentes de reclamação de terceiro, de titular de dados ou de autoridade, quando tenham origem em:

• dados inseridos na Plataforma sem base legal adequada ou em desacordo com a finalidade informada aos titulares;
• descumprimento das obrigações previstas na seção 6;
• violação de sigilo profissional ou de norma do conselho de classe a que a Contratante esteja sujeita;
• decisões da Contratante, na condição de controladora, quanto à finalidade e à forma do tratamento dos dados de Pacientes;
• conteúdo clínico registrado na Plataforma e atos praticados por seus profissionais.

13.2. Pela Contratada

A Contratada indenizará e manterá indene a Contratante, nas mesmas rubricas, por reclamação de terceiro que tenha origem em:

• Propriedade intelectual: alegação de que a Plataforma, em si, viola direito de terceiro, ressalvado o que decorra de dados ou materiais fornecidos pela Contratante;
• Incidente de segurança: incidente causado por falha atribuível à Contratada no cumprimento das medidas descritas na Política de Privacidade.

13.3. Procedimento

A parte que receber a reclamação deve comunicá-la à outra em até 5 (cinco) dias úteis contados do conhecimento, sob pena de perder o direito à indenização na medida em que o atraso tenha prejudicado a defesa. A parte indenizante poderá conduzir a defesa às suas expensas, e a outra prestará a cooperação razoável que lhe for solicitada. Nenhum acordo que imponha obrigação ou reconhecimento de culpa à parte indenizada será celebrado sem a anuência prévia desta.

13.4. Relação com o limite da seção 12

A indenização decorre de reclamação de terceiro, e não de prejuízo direto entre as partes — por isso nem toda hipótese desta seção se sujeita ao teto da seção 12:

14. Vigência, rescisão e devolução de dados

• O contrato vigora por prazo indeterminado, a partir da criação da conta;
• A Contratante pode rescindir a qualquer momento, sem multa, deixando de renovar o plano ou solicitando o encerramento da conta;
• A Contratada pode rescindir mediante aviso prévio de 30 dias, ou imediatamente em caso de violação destes Termos ou de uso ilícito;
• Após o encerramento, a Contratante dispõe de 30 dias para solicitar a exportação de seus dados, pedido que deve ser dirigido a [contato@dominio.com.br];
• Encerrado esse prazo, os dados da Contratante são excluídos, ressalvados exclusivamente aqueles que a Contratada esteja obrigada a conservar por lei ou para exercício regular de direitos, nos prazos indicados na seção 10 da Política de Privacidade (art. 16 da LGPD);
• A Contratada não conserva o prontuário após a rescisão. A guarda pelo prazo do art. 8º da Resolução CFM nº 1.821/2007 é obrigação exclusiva da Contratante, na condição de controladora, cabendo-lhe realizar a exportação antes do encerramento da conta.

15. Alterações destes Termos

Podemos alterar estes Termos para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A versão vigente e a respectiva data constam no topo desta página, e cada alteração recebe versão própria. O tratamento difere conforme o que muda:

15.1. Alterações que dependem de aceite expresso

Alterações que reduzam funcionalidades já contratadas, que ampliem as obrigações da Contratante ou que aumentem o preço além do reajuste previsto na seção 4 só produzem efeitos mediante aceite expresso, registrado na forma da seção 2.

Enquanto o aceite não for dado, permanece vigente para aquela Contratante a versão anterior, até o fim do ciclo de faturamento em curso. Ao término desse ciclo, não havendo aceite, qualquer das partes pode rescindir sem ônus, aplicando-se a seção 14 quanto à exportação e à exclusão dos dados.

15.2. Demais alterações

As alterações que não se enquadrem no item 15.1 — correções de redação, adequação legal ou descrição de recursos novos — são comunicadas com pelo menos 30 dias de antecedência, por e-mail ou pelo painel, e a continuidade do uso após esse prazo implica aceitação.

15.3. Direito de saída

Em qualquer das hipóteses, discordando da alteração, a Contratante pode rescindir sem ônus até 30 dias após a comunicação, sem prejuízo do reembolso proporcional de valores já pagos pelo período não utilizado.

16. Cessão e sucessão

A Contratante não pode ceder ou transferir este contrato, no todo ou em parte, sem anuência prévia e escrita da Contratada — o que inclui a transferência da conta a outra pessoa física ou jurídica.

A Contratada pode ceder este contrato em caso de reorganização societária, fusão, incorporação, cisão ou alienação do negócio, desde que o cessionário assuma integralmente estes Termos e a Política de Privacidade. A Contratante será comunicada com 30 dias de antecedência e, discordando, pode rescindir sem ônus, com direito à exportação dos dados na forma da seção 14.

Estes Termos obrigam as partes e seus sucessores a qualquer título.

17. Comunicações

As comunicações previstas nestes Termos são feitas:

• À Contratante: por e-mail para o endereço informado no cadastro, ou por aviso no painel;
• À Contratada: por e-mail para [contato@dominio.com.br], ou para [privacidade@dominio.com.br] quando se tratar de privacidade e proteção de dados.

Cabe à Contratante manter o e-mail de cadastro atualizado. A comunicação enviada ao endereço cadastrado presume-se recebida em 2 (dois) dias úteis, salvo se a Contratada tiver conhecimento de falha na entrega.

Rescisão, alteração dos documentos e comunicação de incidente são sempre feitas por escrito, por um dos meios acima.

18. Sobrevivência

Sobrevivem ao término deste contrato, pelo prazo necessário à sua finalidade, as seções 11 (Confidencialidade), 12 (Limitação de responsabilidade), 13 (Indenização), 14 (Vigência, rescisão e devolução de dados) quanto à exportação e à exclusão dos dados, 17 (Comunicações) e 19 (Lei aplicável e foro), bem como as obrigações de pagamento vencidas até a data do término.

Sem esta previsão, a obrigação de indenizar poderia ser tida por extinta com o contrato — e reclamação de terceiro costuma chegar depois dele.

19. Lei aplicável e foro

Estes Termos são regidos pela lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de [COMARCA]/[UF] para dirimir controvérsias deles decorrentes, com renúncia a qualquer outro, ressalvada a competência legalmente atribuída ao foro do domicílio do consumidor.

Dúvidas sobre estes Termos: [contato@dominio.com.br]. Assuntos de privacidade e proteção de dados: [privacidade@dominio.com.br].